Tajemnica adwokacka vs RODO. Wiadomości e-mail
TAJEMNICA ADWOKACKA VS RODO WIADOMOŚCI E-MAIL
Adam Baworowski, adw.
Wiadomość poczty elektronicznej (e-mail) jako dokument elektroniczny jest chroniona tajemnicą adwokacką jeśli spełnia kryteria określone w art. 6 ustawy Prawo o Adwokaturze , tzn. zawiera informacje, o których Adwokat dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Tajemnica adwokacka obejmuje pisma i inne dokumenty niezależnie od ich formy, jeżeli dotyczą okoliczności związanych z wykonywaniem czynności zawodowych. Procedura identyfikowania, które wiadomości objęte są tajemnica adwokacką została określona w art. 225 § 3 Kodeksu Postępowania Karnego.
Na wiadomość e-mail składa się m. in. nagłówek zawierający adres nadawcy, odbiorcy, informacje o sposobie jej dostarczenia od nadawcy na serwery pocztowe odbiorcy (dane internetowe) oraz treść wiadomości i załączników. Wiadomość e-mail zawiera w sobie zarówno informacje objęte tajemnicę adwokacką jak i dane osobowe, które objęte są regulacją ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Zastosowanie przepisów RODO w działalności Adwokata uregulowane zostało w Dziale IA ustawy Prawo o Adwokaturze, a w szczególności w art. 16a PoA, który wprowadza wyłączenia stosowania niektórych przepisów RODO.. Należy zatem uznać, że pozostałe przepisy RODO, w tym zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych i ich przekazywania do państw trzecich, stosuje się do danych osobowych w korespondencji e-mail, która to korespondencja objęta jest również tajemnicą adwokacką.
Wobec powyższego Adwokat będący administratorem danych osobowych uczestników porady lub sprawy jest obowiązany zastosować do przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji e-mail adekwatne do zagrożeń zasady bezpieczeństwa i przekazywania danych w ramach EOG i do państw trzecich (jeśli dane takie przekazuje poza EOG) wymagane przez RODO. Te zasady wskazane są w Rozdziale IV oraz Rozdziale V RODO. W przypadku ich niezastosowania Adwokat może narazić się na odpowiedzialność administracyjną w postaci kar nakładanych przez organ ochrony danych (PUODO) lub odszkodowawczą wobec klienta.
Zatem, jeśli Adwokat korzysta z usług poczty elektronicznej podmiotów, które przetwarzają dane osobowe na serwerach poza EOG, to powinien dochować szczególnej staranności w relacjach z tymi podmiotami, czyli ustalić w jaki sposób chronią one powierzone im dane i zawrzeć odpowiednią umowę o powierzeniu przetwarzania (DPA). Umowa ta może mieć postać osobnego dokumentu podpisanego przez strony lub przyjętego regulaminu usługi. W przypadku braku innych podstaw określonych w Rozdziale V RODO, umowa powierzenia przetwarzani danych powinna spełniać warunki wskazane w DECYZJI WYKONAWCZEJ KOMISJI (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
Jeśli usługi poczty dostarczane są na w ramach EOG, to wskazać należy, że staranność administratora jest wyznaczana zgodnością przetwarzania z Rozdziałem IV RODO, a w umowie powinny się znaleźć odpowiednie klauzule spełniające wymogi art. 28 RODO. Mogą to być klauzule negocjowane indywidualnie lub przyjęte zgodne z DECYZJĄ WYKONAWCZĄ KOMISJI (UE) 2021/915 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych między administratorami a podmiotami przetwarzającymi na podstawie art. 28 ust. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 oraz art. 29 ust. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725.
Na koniec podkreślić należy, że darmowe usługi poczty elektronicznej lub przechowywania danych (np. rozwiązania oparte o chmurę) zazwyczaj nie oferują zawarcia DPA oraz zawierają wyłączenia z odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych i danych objętych tajemnicami zawodowymi przyjmując często, iż darmowa usługa jest kierowana do osób fizycznych, które przetwarzają dane osobowe w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze.